La présente politique a pour objectif de fournir au plaignant un traitement des plaintes qui sera adéquat, neutre et objectif; d’assurer un traitement uniforme des plaintes; de répondre au plaignant dans un délai raisonnable.
Critères d’admissibilité d’une plainte
Toute personne peut s’adresser à la municipalité pour formuler une plainte. Pour qu’une plainte puisse faire l’objet d’un examen par la municipalité, elle doit remplir les conditions suivantes :
Être exposée par écrit et signée. Les plaintes transmises par télécopieur et par messagerie électronique feront également l’objet d’un examen par la municipalité;
Être suffisamment détaillée et fournir les renseignements nécessaires pour permettre une intervention;
Les plaintes anonymes ou verbales ne seront pas traitées.
Instructions pour remplir le formulaire adéquatement
Section 1 : Identification de la nature
Afin de bien identifier la nature des commentaires du client, il est impératif de bien identifier la nature. Voici, à cet effet, quelques définitions :
Demande : Faire savoir, dire à une personne ce qu’on veut, ce que l’on souhaite obtenir.
Observation : Description d’une situation destinée à la faire connaître aux personnes .
Plaintes : Mécontentement, insatisfaction que l’on exprime, dénonciation d’une situation
Section 2 : Identification de la personne
En tout temps, cette information doit rester confidentielle lorsqu’il s’agit d’une plainte et tous les moyens nécessaires doivent être pris de façon à conserver l’identité du client.
Section 3 : Description de la situation
Cette description peut être remplie par le personnel municipal, mais elle doit être impérativement signée par le client.
Instruction pour les notes administratives:
Section 1 :Le personnel municipal doit inscrire les conclusions qu’il a tirées avec le client, ce qu’il entend faire et le délai convenu.
Section 2 :Inscrire toute autre information utile ou intervention faite dans ce dossier.
Section 3 :Ces données serviront essentiellement à tirer des statistiques annuelles.